Wir werden oft von Kunden gefragt, was ist das Schwierigste, um eine erfolgreiche App erstellen zu lassen. Das Schwierigste ist die mobile App oder Web-App überhaupt gebaut zu bekommen. Unserer Erfahrung nach ist die Wahrscheinlichkeit, dass jemand ohne Vorerfahrung in der Softwarebranche ein eigenes Softwareprojekt erfolgreich zum Abschluss bringt, nicht höher als 50 %. Hier spielen viele Faktoren eine Rolle, falscher Entwicklungspartner, ungenaue Kostenplanung, fehlende Projektmanagement Skills, schlecht definiertes Konzept (oder Nichtvorhandensein des Konzepts) usw. 

In diesem Artikel helfen wir unseren Lesern dabei, von Anfang an das Projekt so aufzusetzen, damit Sie am Ende eine gut funktionierende und erfolgreiche Software erhalten.

Die Struktur des Artikels:

Projektstart – Ziele definieren, Konzept vorbereiten, Budget allokieren 

Wie immer, bevor es richtig losgeht, muss man seine Hausaufgaben machen. Egal ob sie ein unternehmensinternes Projekt planen, oder eine B2C App für einen breiten Markt anbieten möchten. Mit einer guten Vorbereitung haben sie deutlich bessere Chancen auf Erfolg. 

Ziele definieren

Erstmal müssen Sie die Ziele definieren, was möchten Sie mit der App erreichen. Sollen beispielsweise bestimmte Prozesse innerhalb eines Unternehmens digitalisiert werden? Oder wollen Sie eine App entwickeln lassen, über die Sie zusätzliche Einnahmen generieren? Vielleicht wollen Sie, dass Ihre App zum nächsten Unicorn wird? Definieren Sie ganz genau wo Sie mit ihrer App nach einem, zwei und fünf Jahren stehen möchten. Legen Sie die KPIs fest: Wie viel der Kosten möchten Sie unternehmensintern einsparen? Wie viele Benutzer möchten Sie in einem Jahr generieren? Um wie viel Prozent soll die Conversion Rate von Ihrem Onlineshop verbessert werden? Anhand von diesen Zielen und Kennzahlen können Sie sowohl ihre Budgetplanung als auch das Konzept der App optimieren. 

Konzept erstellen 

Sie haben Ihre Ziele definiert, jetzt kommen wir zum Konzept. An dieser Stelle ist es noch nicht entscheidend, dass Sie ein professionell ausgearbeitetes Konzept zusammenstellen. Dafür braucht es Erfahrung, die Sie vielleicht noch nicht besitzen. Aber versuchen Sie ihr Bestes, um das Projekt und Ihr Vorhaben so detailliert wie möglich darzustellen. Mit Hilfe von Skizzen können Sie den Entwicklern genauer erklären wie Sie sich Ihre neue App oder Software vorstellen. Wenn Sie eine Projektbeschreibung auf mehreren A4 Seiten erstellen, werden Sie den potenziellen Entwicklungspartner in die Aufgabe – das Projekt zu analysieren, verstehen und budgetieren deutlich vereinfachen. 

Im zweiten Schritt, falls es Ihnen an Erfahrung fehlt, können Sie ein gewisses Budget für eine professionelle Konzepterstellung aufwenden.

Budget allokieren 

Sie haben Ihre Ziele festgelegt und ein Konzept erarbeitet. Nun kommen wir zum Thema App Entwicklungskosten und Projektbudget. Über dieses Thema können Sie hier und hier lesen. Deshalb nur ein kleiner Exkurs. Wichtig ist aber folgendes zu verstehen: 

1. Es gibt immer Gründe dazu, warum jemand zu günstig arbeitet. Wenn etwas zu gut klingt um wahr zu sein droht oft eine Enttäuschung.

2. Bei der Softwareentwicklung ist der Unterschied zwischen guter und schlechter Qualität deutlich ausgeprägter als beispielsweise zwischen teuren und günstigen Autos. Ein günstiges Auto fährt immer noch und bringt Sie zum Ziel. Eine schlecht programmierte Software, vor allem wenn es um ein komplexes Projekt geht, ist schlicht und einfach herausgeschmissenes Geld. 

3. Planen Sie so, dass Sie einen Puffer haben. Wenn das Angebot für eine Summe X erstellt wird, rechnen Sie mit einem Puffer in Höhe von mindestens 20%. So haben Sie am Ende des Projekts, wenn es zu bestimmten Verbesserungswünschen kommen kann, die finanziellen Mittel diese auch zu realisieren.

4. Denken Sie auch an die anderen Ausgaben, die mit dem Projekt verbunden sind. Typischerweise sind dies Kosten für App-Marketing und die Infrastruktur (Server zum Beispiel).

App entwickeln lassen – einen richtigen Partner finden, Projektverhandlung, rechtliche Seite 

Sie haben Ihre Hausaufgaben gemacht und sind startklar. Nun brauchen Sie eine gute Partnerfirma, die Ihre App bzw. Ihre Idee umsetzen kann. Unserer Erfahrung nach, scheitern viele Projekte genau an diesem Punkt. Einer der wichtigsten Gründe ist Geiz. Natürlich kostet die Programmierung in Indien ein Drittel von dem was man in Europa bezahlt, aber die Qualität stimmt oft nicht, sodass die gelieferte Software nichts taugt. Erfahrungsgemäß haben viele Kunden das auf eigener Haut erlebt. Die Gründe sind hier vielfältig, erstens kann eine Firma die 10 oder 20 € pro Stunde verdient keine guten Entwickler einstellen und langfristig binden, zweitens ist die Kommunikation kompliziert, drittens gibt es auch keine rechtliche Absicherung. Wenn Ihr Projekt beispielsweise nicht vertragsgemäß geliefert wird. Gehen Sie nach China und verklagen Ihren Vertragspartner? Das wird unter Umständen im Sand verlaufen. 

Hier einige Kriterien wie Sie eine passende Firma auswählen:

• Standort – Suchen Sie sich eine App Agentur in Ihrer unmittelbaren oder mittelbaren Nähe.

• Angebote – Holen Sie mehrere Vergleichsangebote ein, 3-4 sollten hier ausreichen. Allerdings sollten es nicht mehr sein, da es einerseits unfair der anderen Seite gegenüber ist und zweitens, je mehr Sie anfragen, desto schwieriger wird es für Sie eine Entscheidung zu treffen.

• Auswahl – Nehmen Sie nicht den günstigsten Anbieter, vielleicht auch nicht den teuersten.

• Referenzen – Fragen Sie nach Möglichkeit immer nach Referenzen, gerne auch nach Ansprechpartnern und deren Kontaktdaten. Rufen Sie die Referenzen an und erkundigen Sie sich über den Ablauf und deren Erfahrungen. Denken Sie daran, dass Sie eine wichtige Entscheidung treffen wollen. Unnötige Bescheidenheit kann negative Konsequenzen nach sich ziehen.

• Erfahrung – Der Anbieter sollte ähnliche Projekte schon umgesetzt haben. Es muss keine eins zu einer Übereinstimmung mit Ihrem Projekt haben, aber zumindest teilweise und vom Sinn oder von der Technologie her. Sie sind kein Versuchskaninchen.

Mehr Information zum Thema finden Sie hier: https://app3null.com/erfahrene-app-entwickler-finden/.

App erstellen lassen – Verhandlungen, Rechtliches

Sie haben sich nun für einen Anbieter entschieden, da Sie ein gutes Gefühl haben, das Angebot passt, die Referenzen stimmen und die Chemie stimmt. Nun möchten Sie das Projekt so aufsetzen, dass Sie in keine Kostenfalle tappen, rechtlich abgesichert sind und die Deadlines mit Ihrer allgemeinen Planung verknüpfen können. Hier gilt es folgendes zu beachten:

1. Zahlen Sie nicht alles im Voraus. Im besten Fall vereinbaren Sie eine Ratenzahlung, sei es monatlich oder abhängig einem konkreten Ergebnis.

• Auch wenn Sie sich auf das Time & Material Modell geeinigt haben (also Bezahlung für konkreten Aufwand, auf Stunden bzw. Tagesbasis) fragen Sie ruhig nach einer ungefähren Schätzung, damit Sie den Kostenrahmen kennen und entsprechend planen können.

• Ganz wichtig: Erkundigen Sie sich, wem die Rechte des Quellcodes gehören und wie viel die Übertragung vom Quellcode kostet. Bei uns wird der Quellcode am Ende des Projekts automatisch an die Kunden übertragen, aber das ist bei weitem nicht in allen Agenturen der Fall und wir haben schon viele Kunden gesehen, die am Ende Ihren Code nicht mehr bekommen. Vor allem gilt das für im Ausland ansässige Anbieter.

• Fragen Sie nach der Gewährleistung, nachdem das Projekt abgeschlossen wurde. Wir bieten standardmäßig eine einjährige Gewährleistung an.

• Lesen Sie den Vertrag genau durch, wie sieht es mit dem Kündigungsrecht aus? Wer kann wann kündigen? Gibt es im Rahmen der Entwicklung Bedarf an weiteren Lizenzen für Drittlösungen? Wo ist Gerichtsstand?

• Deadlines: Fragen Sie nach konkreten Deadlines. Auch wenn die meisten Deadlines sowieso nicht eingehalten werden, haben Sie so zumindest einen ungefähren Fahrplan, wann Sie was erwarten können. Dies können Sie dann mit weiteren Aktivitäten synchronisieren.

App entwickeln lassen – Umsetzung: Mitarbeit, Feedback-Schleifen, Kommunikation, Warnzeichen

Der Vertrag wurde unterschrieben und es kann losgehen. Das Schwierigste fängt aber natürlich erst noch an, da es auch hier genügend Fallen gibt.

Mitarbeit und Feedback schleifen

Viele Auftraggeber überschätzen die eigene Zeit-Kapazität und Motivation zur Mitarbeit. Im Laufe des Projekts, muss man tatsächlich jede Menge Zeit in die Betreuung der Entwickler investieren. Das bedeutet: Die Fragen beantworten, gelieferte Ergebnisse auswerten, die Software testen, sich Zeit für die Telefonate bzw. Telekonferenzen nehmen. Aber wenn Sie das nicht machen, wird das Projekt ohne Ihre Zuarbeit entweder ewig dauern oder am Ende sogar scheitern. Also nehmen Sie sich Zeit und investieren in das Projekt.

Es ist ebenfalls wichtig die Feedbackschleifen möglichst kurz zu halten. Auch wenn es bei Ihnen nicht eilt, kann die Partner-Firma eigene Entwickler nicht ewig lang an Projekt binden und auf Sie warten. Wenn Sie für drei Wochen in den Urlaub fahren und das Projekt so lange auf „Onhold“ gesetzt wird, kann es sein, dass Ihr Projektteam auf ein anderes Projekt umgestellt wird und für Sie nicht mehr zur Verfügung steht. Außerdem können Sie vom Auftragnehmer keine erfüllten Deadlines erwarten, wenn Sie selbst für jede Test-Schleife einen Monat brauchen.

App erstellen lassen: Kommunikation

Eine permanente Abstimmung und Kommunikation mit den Entwicklern ist ein weiterer wichtiger Faktor für den Erfolg Ihres Projekts. Wenn Sie Ihre App von einer Agentur erstellen lassen, sollten Sie regelmäßige Meetings oder Calls veranstalten. Bei APP3null haben wir wöchentliche Calls mit unseren Kunden. Auch regelmäßige Face-to-Face Meetings schaden nicht, sofern die Umstände es zulassen. Online-Meetings und Calls haben allerdings keinen allzu großen negativen Einfluss auf die Projekte und verkürzen teilweise den Zeitaufwand für Fahrtwege etc.

Somit bleiben Sie im regelmäßigen Austausch mit Ihrem Auftragnehmer und vermeiden die Informationsasymmetrie sowie Missverständnisse.

Warnzeichen auf die Sie bei der App Erstellung achten sollen

Die im Projektmanagement oder der Softwareentwicklung geübten Menschen, merken oft kleine Warnzeichen, die für Ungeübte unerkannt bleiben, bis es zu spät ist. Das sind unter anderem:

• Unregelmäßige Status-Updates
• Mehrfache Verzögerung bei einer konkreten Deadline
• Die Umsetzung einer konkreten Funktion dauert deutlich länger als erwartet (technische Sackgasse? Fehlendes Knowhow?)
• Wiederholtes Auftauchen eines Problems oder nach Behebung eines Problems, wiederholtes Auftauchen weiterer Probleme
• Die Ansprechpartner auf der anderen Seite wirken inkompetent, brauchen immer wieder Hilfe seitens des Managements, können auf einfache Fragen keine Antworten geben.
• Die ersten UI Entwürfe sind so schlecht, dass man so etwas von einer kompetenten Firma nicht erwartet

Wenn man eine App entwickeln lässt, vor allem im Ausland, muss man noch folgende Hindernisse kennen:

• Verdächtig günstiger Stundensatz 

Wenn man bei einem Unternehmen einen Stundensatz von unter 20 Euro angeboten bekommt, müssen die Alarmglocken klingeln. Es gibt große Firmen, vor allem in Südasien, die durch Dumpingpreise locken, aber nie wirklich etwas liefern. Beispielsweise zahlen Sie für ein Projekt, welches in Deutschland 50.000 Euro kosten würde, 7.000 Euro im Ausland. Sie bekommen auch bestimmte Ergebnisse geliefert, aber das Projekt geht nicht zu Ende, alles was Sie bekommen haben ist nur Schrott und kaum zu gebrauchen. Am Ende geben Sie auf, was Sie bezahlt haben bekommen Sie auch nicht mehr zurück. Was ist die Masche? Der Auftragnehmer nutzt Praktikanten bzw. sehr grüne Berufseinsteiger für die Entwicklung, die gerade mal 200-300 Euro pro Monat kosten. Solche Firma kann sich auch unendliche Überziehung der Deadlines leisten, da die Fixkosten fast kaum vorhanden sind und die Programmierer lernen auf Ihrem Projekt überhaupt erst zu programmieren.

• Projekte, die sich nicht skalieren lassen

Eine fiese Falle: Man bekommt eine Software geliefert, anscheinend ist alles gut. Die ganze Summe ist bezahlt, das Projekt abgenommen. Und nach einiger Zeit fängt die App sich zu verlangsamen, bis die Server zum Erliegen kommen und nichts mehr funktioniert. Das Hochskalieren der Server hilft auch nicht. Grund: Falsche Datenbank-Architektur, falsches Framework usw. Solche Probleme sind sehr schwierig zu beheben und im Zweifelsfall hilft nur die Neuentwicklung.

Projektabnahme – Übertragung der Software, Support und Pflege

App erstellen lassen – Übernahme

Ihr Software-Projekt kommt langsam zum Abschluss. Folgendes müssen Sie in dieser Phase beachten:

• Ausführliches Testen auf verschiedenen Geräten und in verschiedenen Browsern. Auf die Belastbarkeit der Architektur, vor allem im Backend achten. Der Anbieter muss den erwarteten Traffic simulieren und eventuelle Engpässe optimieren. Das Testen muss systematisch ausgeführt werden, auf Basis von Test-Cases und Szenarios. Die Testergebnisse müssen in einer standardisierten Form an die Entwickler weitergeleitet werden. Dieser Prozess ist zeitberaubend und oft nervig, aber es ist unabdingbar. Oft fehlen den Auftraggebern entsprechende Testgeräte, das sollte aber kein Problem sein, da man jederzeit ein gebrauchtes und günstiges Gerät kaufen kann.
• Rechtzeitig sich um den gesamten Content kümmern, beispielsweise Texte für das Impressum, die AGB sowie Datenschutz. Beschreibungen für die Stores, Texte für verschiedene Screens/Seiten in der App/Software.
• Sobald Sie das Projekt abgenommen haben, muss der Quellcode und idealerweise auch die entsprechenden Rechte an Sie übertragen werden. Es ist wichtig, dass Sie den Quellcode sicher aufbewahren, inklusive der Schlüssel und Passwörter, da wenn man (vor allem bei Android) diese verliert, die App sich nicht mehr aktualisieren lässt.

Support und Pflege

Für einen erfolgreichen Betrieb der entwickelten App, muss diese regelmäßig aktualisiert und gepflegt werden. Das gilt auch für die Überwachung und Optimierung der Server-Infrastruktur. Typischerweise bieten die Software-Unternehmen diese Leistung an. Bei APP3null ist Softwarepflege und Support ein optionaler Bestandteil des Angebots. Jede erfolgreiche Software braucht Weiterentwicklung und gelegentliche Aktualisierungen, da es einerseits einen Bedarf an neuen Funktionen gibt und andererseits der Quellcode auf den neusten Stand gebracht werden muss.

Zusammenfassung – Apps erfolgreich entwickeln lassen

Wer es bis hierhin geschafft hat, wird mit einer kurzen Zusammenfassung belohnt, worauf es bei der erfolgreichen App Entwicklung ankommt:

• Klare Ziele definieren, KPIs für das Projekt festlegen.
• Konzept gestalten, den Entwicklern ausreichend Input zur Verfügung stellen.
• Ausreichendes Budget allokieren, mit genug Puffer.
• Aus 3-4 Varianten die für Sie optimale Partneragentur auswählen, nicht zu günstig, nicht zu teuer, am besten geographisch nicht zu weit entfernt, mit entsprechenden Referenzen.
• Auf der rechtlichen Seite und die Vertragsgestaltung achten, vor allem bei wem die Quellcode-Rechte bleiben.
• Ausreichend Zeit für das Projekt-Setup einplanen, auf die regelmäßige Kommunikation und Abstimmung und typische Warnzeichen achten.
• Die Ergebnisse regelmäßig und strukturiert testen.
• Bei der Abnahme auf den Quellcode, Rechte, sowie langfristige Betreuung achten.

Wir hoffen, dieser Artikel senkt die Anzahl der gescheiterten Software-Projekte im deutschsprachigen Raum. Wer auf Nummer sicher gehen möchte, sollte sich direkt bei uns melden und nicht ewig weitersuchen, da wir eine Agentur sind, bei der Software-Projekte nicht scheitern.